Dalam industri event management yang selalu dinamis, menjadi seorang Event Manager memerlukan pemahaman mendalam tentang berbagai aspek acara, dari perencanaan hingga pelaksanaan. Salah satu kiat utama yang bisa membantu kamu meraih kesuksesan dalam karier ini adalah dengan menguasai konsep 3C. Mari kita bahas komponen ini dengan lebih rinci untuk memahami betapa pentingnya 3C dalam manajemen acara agar bias sukses.
COMMUNICATION (KOMUNIKASI)
Seorang Event Manager yang sukses harus memiliki kemampuan komunikasi yang luar biasa, sebab kemampuan ini membentuk dasar dari semua aspek manajemen acara. Komunikasi yang efektif melibatkan:
1. Negosiasi yang Efisien
Sebagai perantara antara klien dan vendor, Event Manager harus punya keterampilan negosiasi yang kuat untuk mendapatkan harga yang terbaik, fasilitas terbaik, dan kesepakatan yang menguntungkan.
Fungsi terpenting dari negosiasi adalah menciptakan solusi yang menguntungkan semua pihak. Ini berarti tidak ada pihak yang merasa kalah atau dirugikan dalam kesepakatan tersebut. Melalui ini semua pihak juga dapat mengonfirmasi harapan, persyaratan, dan tanggung jawab masing-masing, sehingga mengurangi risiko terjadinya kesalahan atau miskomunikasi nantinya.
Selain itu, negosiasi juga dapat memperkuat hubungan antara pihak-pihak yang terlibat. Ketika dibangun dengan baik, negosiasi bisa menciptakan rasa saling percaya dan pengertian yang lebih dalam sehingga bisa memberikanmu kemungkinan untuk berkolaborasi kembali di masa depan.
2. Pemahaman Tentang Kebutuhan Klien
Untuk memberikan acara yang sesuai dengan harapan klien, penting untuk memahami visi mereka. Event Manager harus mendengarkan dengan baik dan bertanya pertanyaan yang relevan untuk memahami dengan detail apa yang diinginkan oleh klien. Dengan mendengarkan dengan baik dan bertanya pertanyaan yang relevan, Event Manager dapat menghindari kesalahpahaman antara apa yang diinginkan oleh klien dan apa yang direncanakan untuk acara tersebut. Ini membantu memastikan bahwa setiap elemen acara sesuai dengan visi klien.
Dengan mengerti kebutuhan klien, kamu juga bisa lebih memahami visi klien dari awal, jadi perubahan selama proses perencanaan bisa diminimalisir. Hal ini menghemat waktu, upaya, dan biaya yang mungkin terjadi jika perubahan-perubahan itu diperlukan nantinya.
3. Koordinasi Tim
Seorang Event Manager akan berinteraksi dengan berbagai tim, termasuk vendor, kru teknis, dan staf acara. Kemampuan berkomunikasi dengan tim yang beragam ini adalah kunci untuk menjaga acara berjalan lancar.
Komunikasi yang baik membantu membangun hubungan yang kuat dengan anggota tim. Ini menciptakan lingkungan kerja yang positif dan berkolaborasi, yang penting untuk kesuksesan acara, sekaligus memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan acara dan apa yang ingin dicapai. Ini membantu memotivasi tim untuk bekerja menuju tujuan yang sama.
4. Komunikasi Darurat
Dalam situasi darurat atau perubahan mendadak, ketegangan atau konflik antara tim, kemampuan berkomunikasi dengan bijaksana dapat membantu menyelesaikan perbedaan pendapat dengan cara yang lebih halus. Untuk itu seorang Event Manager yang baik harus mampu berkomunikasi dengan efisien dan efektif untuk menangani situasi tersebut dengan tenang.
CREATIVITY (KREATIVITAS)
Kreativitas adalah unsur penting dalam menghasilkan acara yang unik, menarik, dan tak terlupakan. Beberapa cara untuk mengasah kreativitas dalam manajemen acara adalah:
1. Desain Konsep
Membangun konsep acara yang menarik dan sesuai dengan tujuan acara adalah tugas kreatif yang penting. Ini menjadi panduan bagi seluruh perencanaan acara, termasuk pemilihan tempat, pemilihan vendor, pemilihan hiburan, dan lainnya. Ini membantu memastikan bahwa semua aspek acara mendukung konsep yang telah ditetapkan.
2. Penggunaan Teknologi Terbaru
Menerapkan teknologi terbaru, seperti penggunaan aplikasi acara, augmented reality (AR), virtual reality (VR), dan teknologi interaktif lainnya, dapat membawa elemen kreatif yang menarik kepada acaramu.
3. Pilihan Hiburan Kreatif
Berpikir di luar kotak untuk hiburan acara, seperti pertunjukan seni yang inovatif, konsep pameran yang unik, atau aktivitas khusus yang melibatkan tamu.
COORDINATION (KOORDINASI)
Koordinasi yang baik adalah dasar dari manajemen acara yang sukses. Event Manager harus mampu mengelola semua detail dan aspek yang terlibat dalam sebuah acara dengan baik. Ini mencakup:
1. Perencanaan Mendetail
Melakukan perencanaan dan pencatatan yang rinci tentang semua aspek acara, termasuk kontrak dengan vendor, jadwal, dan daftar tamu. Hal ini memastikan bahwa tidak ada detail yang terlupakan.
2. Manajemen Waktu
Menyusun jadwal yang efisien dan memastikan semua elemen acara berjalan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan adalah keterampilan penting dalam koordinasi acara. Dengan manajemen waktu yang baik, kamu dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya seperti ruangan, peralatan, dan personel, sehingga mengurangi pemborosan dan biaya yang tidak perlu.
Kemampuan dalam manajemen waktu juga akan sangat membantu apabila terjadi perubahan mendadak atau keadaan darurat, jadwal yang sudah disusun dapat menjadi panduan yang membantumu dalam mengambil keputusan yang cepat dan efektif.
3. Krisis Management
Tidak ada perencanaan yang dapat memprediksi semua kemungkinan situasi darurat. Meskipun semua rencana sudah dirancang dengan sangat baik, situasi darurat tetap dapat terjadi. Karena itu seorang Event Manager yang terampil harus mampu beradaptasi dan merespons dengan baik ketika masalah muncul. Kemampuan untuk mengatasi masalah atau situasi tak terduga dengan tenang dan efektif adalah kunci untuk mengatasi itu semua. Kemampuan untuk tetap tenang di bawah tekanan adalah keterampilan berharga yang akan membantumu mengambil keputusan yang bijaksana.
Menguasai konsep 3C, yaitu Communication (Komunikasi), Creativity (Kreativitas), dan Coordination (Koordinasi), akan membantu kamu menjadi Event Manager yang profesional. Keterampilan ini menjadi dasar yang kuat untuk kamu menghadapi berbagai tantangan dalam industri manajemen acara yang dinamis.
Jika kamu tertarik untuk mendalami dunia manajemen acara lebih lanjut, kamu bisa memulai karirmu di PIB College, salah satu kampus pariwisata terbaik di Bali. Jadi bagian dari kami dan gali potensimu dalam industri Event Management. Pendaftaran telah dibuka sejak September 2023 dan akan berlangsung hingga Desember 2023 nanti. Kunjungi pib.ac.id untuk info lebih lanjut tentang program studi Event Management di PIB College.
Jangan lewatkan kesempatan untuk mewujudkan mimpimu di industri event! (STV)
